Elektronik tebligat yönetmeliği kapsamına uygun olarak elektronik ortamda yapılan tebligatı ifade eden e-tebligat, Tebligat Kanunu’nda tebligat çıkarmaya yetkili kılınan merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanmış tebligatların değiştirilemez ve inkâr edilemez şekilde alıcılara iletilmesidir.

01.01.2019 tarihinde yürürlüğe girecek olan Elektronik Tebligat Yönetmeliği uyarınca;

-Kamu idareleri ve bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar,

-5018 sayılı kanunda tanımlanan mahalli idareler,

-Kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları,

-Kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri,

-Sermayesinin %50’sinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar,

-Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları,

-Tüm özel hukuk tüzel kişileri,

-Noterler,

-Avukatlar,

-Arabulucular ve bilirkişiler

-İdareler, adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birimlere tebligatın elektronik yolla yapılması ZORUNLUDUR.

Bunlar dışındaki gerçek ve tüzel kişilere talep etmeleri halinde elektronik tebligat adresi verilir. Bu durumda bu kişilere tebligatın elektronik yolla yapılması zorunludur.

BAŞVURU

Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olan kişiler için başvuru, zorunluluğun başladığı 01.01.2019 tarihinden itibaren bir ay içinde ilgili PTT’ye yapılmalıdır.

Başvuruya eklenecek belgeler şu şekildedir:

a) Kamu kurum ve kuruşları ile birlikler için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yer alan benzersiz numara ve sistem bilgileri, DETSİS’e kayıtlı olmayanlar için tabi oldukları sistem bilgileri.

b) Merkezi Sicil Kayıt Sistemine (MERSİS) kayıtlı tüzel kişiler için MERSİS numarası ve sistem bilgileri, MERSİS’e kayıtlı olmayan tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgileri.

c) Türk vatandaşı gerçek kişiler için Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri; yabancı gerçek kişiler için yabancı kimlik numarası da dâhil olmak üzere kimlik bilgileri.

PTT, bu belgeler dışında da bilgi ve belge talep edebilir. Buna ilişkin usul ve esaslar Bakanlığın uygun görüşü alınmak suretiyle PTT tarafından belirlenir.

PTT, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren bir ay içinde elektronik tebligat adresini, gerçek kişiler için kimlik bilgilerini, tüzel kişiler için ise tabi oldukları sistem bilgilerini esas almak suretiyle tek ve benzersiz olacak şekilde oluşturur ve UETS’ye kaydeder.

PTT, oluşturduğu elektronik tebligat adresini, adres sahibine teslim edilmek üzere ilgili kurum, kuruluş veya birliğe gönderir. Teslim işleminin gerçekleştiği bilgisi kendisine iletildikten sonra bu adresi tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına derhâl sunar.

TEBLİGATIN HAZIRLANARAK MUHATABA ULAŞTIRILMASI

1)Tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merci, elektronik tebligat mesajını hazırlayarak, UETS’ye teslim eder.

2)UETS, elektronik tebligat mesajını zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştırır.

3)Gizliliğin sağlanması amacıyla tebliğ edilecek içerik ve ekli dokümanlar, UETS tarafından şifrelenir ve bunlar ancak muhatap tarafından görülür.

4)Gerek UETS içi ve gerekse sistemler arası entegrasyon yoluyla yapılan tebligata ait delil kayıtları, elektronik tebligat mesajının tamamının ulaştığı anda üretilir.

5)Elektronik yolla tebligat, idareleri, kamu iktisadi teşebbüslerini veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıkları; adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birime yapılır. Temsile yetkili olan kişilerin ayrı bir elektronik tebligat adresinin bulunması bu kuralın uygulanmasına engel olmaz.

6)Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır.

MUHATABIN BİLGİLENDİRİLMESİ

Elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı ulaştığı konusunda bilgilendirilmek isteyen muhatap, elektronik posta adresini veya kısa mesaj alma özelliği olan bir telefon numarasını PTT’ye bildirir.

Elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı anda PTT tarafından muhataba bilgilendirme mesajı iletilir. Bu mesaj kısa mesaj alma özelliği olan telefona ücreti mukabilinde, elektronik posta adresine ise ücretsiz olarak iletilir.

Muhatap elektronik tebligat adresine, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya e-Devlet kapısı üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ya da PTT tarafından verilen şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık doğrulama kodunu kullanarak erişebilir.

UETS, elektronik tebligatın muhatabın adresine ulaşıp ulaşmadığına dair delil kayıtlarını tutar ve bu kayıtları, tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciye derhâl ve en geç yirmi dört saat içinde bildirir.

ELEKTRONİK TEBLİGATIN KULLANIMA KAPATILMASI

Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olan kişiler için tebligatın elektronik yolla yapılması zorunluluğu ortadan kalktığı takdirde, ilgili kurum, kuruluş veya birlik tarafından bir ay içinde PTT’ye gerekli bildirim yapılır. Elektronik tebligat adresi, bildirim tarihinden itibaren bir ay içinde PTT tarafından kullanıma kapatılır.

Kısıtlılık, ceza infaz kurumuna girme veya askerlik hizmeti gibi hukuki ve fiili sebeplerle elektronik tebligat hizmetinden yararlanma imkânı ortadan kalkmış muhatabın elektronik tebligat adresi, ilgilisinin bildirimi üzerine PTT tarafından bildirim tarihinden itibaren bir ay içinde kullanıma kapatılır.

Elektronik tebligat adresinin kullanıma kapatıldığı an zaman damgasıyla kayıt altına alınır. Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresine tebligat yapılamaz. Ancak bu adres altı ay süreyle adres sahibinin erişimine açık tutulur.

Kullanıma kapatılan elektronik tebligat adresi, farklı bir kullanıcıya tahsis edilemez.

ADRES SAHİBİNİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ

-Elektronik tebligat adres başvurusu için gerekli olan bilgi ve belgeleri doğru ve eksiksiz olarak ilgili birime teslim etmek.

-Elektronik tebligat adresi başvurusu sırasında teslim etmiş olduğu bilgi ve belgelerde olan değişiklikleri PTT'ye derhâl bildirmek.

-Kimlik doğrulama amacıyla kendisine verilen bilgileri korumak, üçüncü kişilerle paylaşmamak ve başkasına kullandırmamak.

KAYITLARIN MUHAFAZASI

İşlem ve delil kayıtları erişilebilir şekilde, güvenliği, gizliliği ve bütünlüğü sağlanarak aşağıda belirtilen süreler kadar arşivde muhafaza edilir:

a)UETS kapsamında görev yapan sistem yöneticileri ve operatörler, tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merciler ile muhataplar tarafından gerçekleştirilen işlem kayıtları on yıl.

b)UETS iş süreçlerinin sürekliliğini veya bilgi güvenliğini tehdit eden ya da öngörülemeyen durumlara ait işlem kayıtları on yıl.

c)Muhatabın UETS’ye erişim kayıtları on yıl.

d)Delil kayıtları otuz yıl.

PTT, talep halinde elektronik tebligata ilişkin işlem ve delil kayıtlarını yetkili mercilere elektronik ortamda sunmakla yükümlüdür.

Elektronik yolla tebligatın, zorunlu bir sebeple yapılamaması hâlinde Tebligat Kanunu’nda belirtilen diğer usullerle tebligat yapılır.

PTT, elektronik tebligat hizmeti karşılığında alacağı bedele ilişkin ücret tarifesini belirleyerek internet sitesinde yayınlayacaktır.