Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan posta sistemidir. Bu sayede bir e-postanın iletildiği, gönderen/alan tarafların kimliklerinin doğruluğu, iletinin ve eklerinin başkaları tarafından değiştirilmediği garanti altına alınır. Gönderim zamanı tespit edilir ve bunlarla ilgili hukuki geçerliliği olan delil üretilmesi sağlanır.
KEP hakkında 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nde çeşitli düzenlemeler yer almaktadır.
Elektronik Tebligat Yönetmeliği, Elektronik tebligat hizmetinden yararlanma başlığı madde 7 (1) “Anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere, elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur. Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanır.“ şeklindedir. Bu hükme göre tebligat göndermeye yetkili mercilerin ve sermaye şirketlerinin KEP hesabı sahibi olması zorunludur. Maddenin devamında yapılan düzenlemeye göre elektronik tebligatın zorunlu nedenlerle (teknik altyapı nedenleri) yapılmaması durumunda, tebligatın diğer usullerle yapılacağı kabul edilmektedir. Bunun yanında kendilerine elektronik tebligat yapılması zorunlu olmayan kişiler, elektronik tebligat almak istediklerini ilgili mercilere bildirerek bu yolla tebligat alabilmektedirler.
19.01.2013 T.li Resmi Gazetede yayınlanan ELEKTRONİK TEBLİGAT YÖNETMELİĞİ’ nin 17.maddesine göre, elektronik tebligat usulü 19.01.2013 tarihinden bu yana yürürlüktedir. Yönetmeliğin 2. maddesine göre, Yargı Mercileri, 5018 sayılı Kanuna ekli (I) sayılı cetvelde yer alan Kamu İdareleri, (II) sayılı cetvelde yer alan Özel Bütçeli İdareler, (III) sayılı cetvelde yer alan Düzenleyici ve Denetleyici Kurumlar, (IV) sayılı cetvelde yer alan Sosyal Güvenlik Kurumları ile İl Özel İdareleri, Belediyeler, Köy Hükmi Şahsiyetleri, Barolar ve Noterler tarafından yapılacak tebligatlar elektronik tebligat olarak yapılmak zorundadır. Ancak bahse konu idari kurumların altyapıları henüz hazır olmadığından elektronik yolla tebligat hala tercih edilmemektedir.
Elektronik tebligat, idari kurumların gerek birbirlerine ve gerekse 7 / a maddesinde sayılan sermaye şirketlerine çıkartacakları tebliğler için zorunlu tutulmuşken Avukatlara gönderilecek olan tebligatlar, eskisi gibi fiziki ortamda yapılmaya devam edilecektir.
Ancak, gerçek kişi avukatların, elektronik tebligata elverişli bir elektronik posta adresi edinmeleri durumunda ve bu adresi elektronik tebligat çıkartmak zorunda olan kurumlara bildirmeleri halinde, taleplerine binaen tebligatlar fiziki olarak değil, elektronik ortamda gönderilebilecek ve posta kutusuna düştükleri tarihten 5 gün sonra tebliğ edilmiş sayılacaktır.
PTT Kurumu, 35,00 TL bedel ile elektronik posta adreslerini ( KEP – Kayıtlı Elektronik Posta) satışa sunmaktadır. Bu bedel bütün bir yıl aboneliği için bir kez ve adres tahsisi için ödenmekte, verileri saklama kapasitesini arttırmak için bu tutara ilave ücret ödemek gerekmektedir. Verilen adres; (isim + nokta + soyisim@hs.01.kep.tr) şeklindedir. Bu adrese gönderilen tebligatlar için herhangi bir ücret gerekmemekte, istenirse elektronik tebligat adresine gönderilen her bir tebligatın gönderildiğini haber veren bir SMS servisi tercih edilebilmekte ve her bir SMS için 0,10 TL ödenmektedir. Elektronik tebligat adresi edinmek için elektronik imza sahibi olmak gerekmektedir. Kayıtlı elektronik posta adresinizden gönderilecek her bir elektronik tebligat için ise 1,50 TL ödeme yapılmakta, bu ödemeler için, PTT tarafından açılan KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) hesabına bir miktar para depo etmek gerekmektedir. Aksi halde sayılan hizmetlerden yararlanılmıyor.
Elektronik posta adresi altyapısı hazır ama henüz Mahkeme ve İcra Daireleri bu posta adresini kabul etmeye ve posta göndermeye hazır olmadıklarından, şu ana kadar gönderilen elektronik bir posta bilinmemektedir.
Yukarıda bahsedilen sebeplerle bu aşamada KEP edinmek, bir avukat için avantajlı olmamakla birlikte, müvekkili olduğumuz şirketlerin yasal mevzuat sebebiyle bu adresleri şimdiden edinmeleri önemli. Türk Ticaret Kanunu md 18/3 düzenlemesine göre “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. Madde düzenlemesine göre şirketlerin kendi aralarında daha önce fiziki olarak yaptıkları bu tebligatları KEP yoluyla yapmaları zaman ve takip edilebilirlik yönünden şirketlere büyük kolaylık sağlayacaktır. Yapılan tebligatlarda tebligat memurunun hatasından kaynaklanan sebeplerle tebligatın geçersizliğine ilişkin itirazlar ortadan kalkacak, bu sebeple karşılıklı KEP adresleri olan şirketlerin elektronik yolla tebligatı tercih etmeleri şirketler açısından avantajlı olacaktır.